الأدلة ‹ الفاتورة عبر واتساب

كيف ترسل الفاتورة عبر واتساب — PDF والرسالة والتذكير

في الخليج يفتح العميل الفاتورة على واتساب. الفاتورة الورقية تضيع، أما فاتورة واتساب فتبقى في هاتفي الطرفين وتصير الدليل عند الخلاف على المستحق. إن كانت طريقة الإرسال صحيحة بدت الفاتورة احترافية ووصل المال أسرع.

1. PDF لا صورة

تصوير دفتر الفواتير وإرساله أكثر الطرق شيوعًا وأضعفها: ضبابية ومائلة، ويقرؤها العميل بالتكبير. ملف PDF يُفتح واضحًا على كل هاتف، ويُطبع، وعليه اسمك ورقمك ورقم الفاتورة. الفاتورة من التطبيق تخرج PDF مباشرة.

2. سطران مع الفاتورة

لا ترسل PDF فارغًا. اكتب معه:

• «مرحبًا! فاتورة اليوم رقم 231 — 485 درهمًا. شكرًا لك.» (بيع نقدي)
• «فاتورة رقم 231 — 485 درهمًا، آجل. المتبقي الآن 1,230 درهمًا.» (آجل: اكتب المتبقي دائمًا)
• «استلمنا دفعة مقدمة 500 درهم، الطلب جاهز في 15 نوفمبر.» (طلب)

في رسالة الآجل، المتبقي أهم سطر؛ يعرف العميل كل مرة كم المجموع، ولا يُفاجأ آخر الشهر.

3. التذكير: متى وكيف

نبرة لطيفة، والمبلغ ورقم الفاتورة واضحان. لا ترسل ثلاث رسائل في يوم واحد.

4. لماذا واتساب للأعمال

• اسم المحل وعنوانه وساعاته وموقعه في الملف الشخصي؛ يطمئن العميل.
• تصنيفات للعملاء: «آجل»، «جملة»، «جديد».
• رد تلقائي «سنجيبك قريبًا» ورسالة إغلاق المحل.
• ردود جاهزة للأسئلة المتكررة، كقائمة الأسعار أو بيانات الحساب البنكي.
• كتالوج بالأصناف والأسعار؛ يختار العميل منه ويرسل طلبه.

اجعل رقم المحل مستقلًا، فلا تختلط الدردشة الشخصية بعمل المحل، ويستطيع الموظف استعمال الهاتف نفسه.

5. أخطاء شائعة

• صورة ضبابية، رقم الفاتورة لا يُقرأ.
• إرسال الفاتورة من دون كتابة المتبقي.
• إرسال الفاتورة في مجموعة؛ رأى الجميع حساب العميل.
• وصل الدفع ولم يُرسل سند؛ لا دليل عند العميل.
• الإرسال من دون حفظ الرقم، ثم البحث عن الرسالة لاحقًا.

من التطبيق بلمسة

في تطبيق InvoiceMate، ما إن تُنشأ الفاتورة يظهر زر «إرسال عبر واتساب»: PDF باسمك ورقمك، والمتبقي مكتوب. إن مرّ تاريخ الاستحقاق نبّهك التطبيق، والتذكير أيضًا بلمسة. قيّد الدفع فيُنشأ سند القبض. اختر صفحة نشاطك من هنا.