Guides › Facture sur WhatsApp
Comment envoyer une facture sur WhatsApp : PDF, message et rappel
Aujourd'hui, le client ouvre la facture sur WhatsApp. La facture papier se perd ; celle de WhatsApp reste dans les deux téléphones et sert de preuve quand on discute d'un impayé. Bien envoyée, la facture a l'air professionnelle et l'argent arrive plus vite.
1. Un PDF, pas une photo
Photographier le carnet et l'envoyer est la méthode la plus courante et la plus faible : floue, de travers, le client lit en zoomant. Le PDF s'ouvre net sur tous les téléphones, s'imprime, et porte votre nom, votre numéro et le numéro de facture. La facture faite dans une application sort directement en PDF.
2. Deux lignes avec la facture
N'envoyez pas le PDF seul. Écrivez avec :
- « Bonjour ! Facture du jour n° 231 : 48,50 €. Merci ! » (vente au comptant)
- « Facture n° 231 : 48,50 €, à crédit. Reste dû total : 123,00 €. » (crédit : écrivez toujours le reste dû)
- « Acompte de 50 € reçu ; la commande sera prête le 15 novembre. » (commande)
Dans le message de crédit, le reste dû total est la ligne la plus importante : le client sait à chaque fois où il en est, et il n'y a pas de surprise en fin de mois.
3. Rappeler : quand et comment
| Quand | Quoi écrire |
|---|---|
| Le lendemain de l'échéance | « La facture 231 était due hier ; il reste 48,50 €. Quand vous pouvez. » |
| Une semaine après | « Petit rappel : il reste 48,50 €. Un paiement partiel convient aussi ; dites-moi quand. » |
| Le 1er de chaque mois | Le relevé du mois : chaque facture, chaque paiement, le reste dû total |
Ton aimable, montant et numéro de facture clairs. Pas trois messages le même jour.
4. Pourquoi WhatsApp Business
- Nom, adresse, horaires et plan du commerce dans le profil ; cela rassure.
- Étiquettes pour les clients : « crédit », « grossiste », « nouveau ».
- Réponse automatique « nous vous répondons bientôt » et message de fermeture.
- Réponses rapides pour l'habituel : liste de prix, coordonnées bancaires.
- Catalogue avec articles et prix ; le client choisit et envoie sa commande.
Avec un numéro réservé au commerce, les conversations personnelles et le travail ne se mélangent pas, et un employé peut utiliser le même téléphone.
5. Erreurs courantes
- Photo floue, numéro de facture illisible.
- Facture envoyée sans le reste dû.
- Facture envoyée dans un groupe ; tout le monde a vu le compte du client.
- Paiement reçu sans envoi de reçu ; le client n'a pas de preuve.
- Envoi sans enregistrer le numéro, puis recherche du message.
Depuis l'application, en un geste
Dans l'application InvoiceMate, dès que la facture est faite, le bouton « Envoyer sur WhatsApp » apparaît : le PDF avec votre nom et votre numéro, et le reste dû écrit. Si l'échéance passe, l'application vous prévient et le rappel part aussi en un geste. Enregistrez le paiement et le reçu se crée. Choisissez la page de votre activité ici.
Questions fréquentes
Envoyer la facture sur WhatsApp en photo ou en PDF ?
En PDF. Il s'ouvre net, s'imprime et porte le numéro de facture, votre nom et votre numéro. La facture de l'application est déjà un PDF.
Qu'écrire en envoyant une facture à crédit ?
Le numéro de facture, le montant du jour et le reste dû total. L'écrire à chaque fois évite la dispute de fin de mois.
Combien de fois rappeler ?
Une fois le lendemain de l'échéance, une fois une semaine après, et le relevé le 1er du mois. Pas plusieurs messages le même jour.
WhatsApp Business est-il indispensable ?
Pas indispensable, mais mieux : profil, étiquettes, réponses automatiques, catalogue et réponses rapides. Et le numéro du commerce séparé du personnel.
L'application envoie-t-elle la facture sur WhatsApp toute seule ?
Dans InvoiceMate, le bouton WhatsApp apparaît dès que la facture est faite ; le PDF et le message sont prêts et vous les envoyez en un geste. Le rappel, pareil.