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Cómo enviar una factura por WhatsApp: PDF, mensaje y recordatorio
Hoy el cliente abre la factura en WhatsApp. La factura de papel se pierde; la de WhatsApp queda en los dos teléfonos y es la prueba cuando se discute un pendiente. Si la envías bien, la factura parece profesional y el dinero llega antes.
1. PDF, no foto
Fotografiar el talonario y mandarlo es lo más común y lo más flojo: borroso, torcido, el cliente lee haciendo zoom. El PDF se abre nítido en cualquier teléfono, se puede imprimir y lleva tu nombre, tu teléfono y el número de factura. La factura hecha en una app sale en PDF directamente.
2. Dos líneas junto a la factura
No mandes el PDF solo. Escribe con él:
- «¡Hola! Factura de hoy n.º 231: 48,50 €. ¡Gracias!» (venta al contado)
- «Factura n.º 231: 48,50 €, a cuenta. Pendiente total ahora: 123,00 €.» (fiado: escribe siempre el pendiente)
- «Anticipo de 50 € recibido; el pedido estará listo el 15 de noviembre.» (pedido)
En el mensaje de fiado, el pendiente total es la línea más importante: el cliente sabe cada vez cuánto suma, y a fin de mes no hay sorpresas.
3. Recordar: cuándo y cómo
| Cuándo | Qué escribir |
|---|---|
| Al día siguiente del vencimiento | «La factura 231 vencía ayer; quedan 48,50 €. Cuando puedas.» |
| Una semana después | «Recordatorio: quedan 48,50 €. Un pago parcial también vale; dime cuándo.» |
| El día 1 de cada mes | El estado de cuenta del mes: cada factura, cada pago, el pendiente total |
Tono amable, importe y número de factura claros. No mandes tres mensajes el mismo día.
4. Por qué WhatsApp Business
- Nombre, dirección, horario y mapa de la tienda en el perfil; da confianza.
- Etiquetas para clientes: «fiado», «mayorista», «nuevo».
- Respuesta automática «te contestamos en breve» y mensaje de tienda cerrada.
- Respuestas rápidas para lo habitual: lista de precios, datos bancarios.
- Catálogo con artículos y precios; el cliente elige y manda el pedido.
Con un número solo para la tienda, los chats personales y el trabajo no se mezclan, y un empleado puede usar el mismo teléfono.
5. Errores comunes
- Foto borrosa, no se lee el número de factura.
- Mandar la factura sin escribir el pendiente.
- Mandar la factura a un grupo; todos vieron la cuenta del cliente.
- Llegó el pago y no se envió recibo; el cliente no tiene prueba.
- Mandar sin guardar el número y luego buscar el mensaje.
Desde la app, con un toque
En la app InvoiceMate, en cuanto haces la factura aparece el botón «Enviar por WhatsApp»: el PDF con tu nombre y teléfono, y el pendiente escrito. Si pasa el vencimiento, la app te avisa y el recordatorio también sale con un toque. Registra el pago y se crea el recibo. Elige la página de tu negocio aquí.
Preguntas frecuentes
¿Mando la factura por WhatsApp como foto o como PDF?
Como PDF. Se abre nítido, se imprime y lleva impresos el número de factura, tu nombre y tu teléfono. La factura de la app ya es PDF.
¿Qué escribo al mandar una factura fiada?
Número de factura, importe de hoy y pendiente total. Escribir el pendiente cada vez evita la discusión de fin de mes.
¿Cuántas veces recuerdo?
Una al día siguiente del vencimiento, otra a la semana y el estado de cuenta el día 1. No varios mensajes en un día.
¿Hace falta WhatsApp Business?
No es obligatorio, pero es mejor: perfil, etiquetas, respuestas automáticas, catálogo y respuestas rápidas. Y el número de la tienda separado del personal.
¿La app manda la factura por WhatsApp sola?
En InvoiceMate aparece el botón de WhatsApp al hacer la factura; el PDF y el mensaje quedan listos y tú los envías con un toque. El recordatorio, igual.