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मेडिकल स्टोर का हिसाब कैसे रखें — ख़रीद, एक्सपायरी, उधार और मुनाफ़ा
मेडिकल स्टोर का हिसाब आम दुकान से मुश्किल है: एक ही दवा कई कंपनियों की, हर पैक की एक्सपायरी अलग, ख़रीद डिब्बे की और बिक्री पत्ते की, और डिस्ट्रीब्यूटर का उधार अलग चलता है। यह गाइड इन सबको एक क्रम में रखती है।
1. ख़रीद का हर बिल, बैच और एक्सपायरी के साथ
डिस्ट्रीब्यूटर से माल आए तो उसी दिन बिल दर्ज करें: दवा, कंपनी, बैच नंबर, एक्सपायरी, मात्रा, रेट और GST। एक्सपायरी लिखे बिना रखा माल छह महीने बाद घाटा बनकर निकलता है। डिस्ट्रीब्यूटर का बिल उधार हो तो उसकी तारीख़ भी; आमतौर पर 15 या 30 दिन मिलते हैं।
2. डिब्बा, पत्ता और गोली — रेट एक ही जगह से
ख़रीद डिब्बे की होती है, बिक्री पत्ते या गोली की। एक उदाहरण (MRP पर बिक्री):
| चीज़ | ख़रीद | बिक्री | मार्जिन |
|---|---|---|---|
| डिब्बा, 10 पत्ते | 850 | 1,000 | 150 |
| एक पत्ता | 85 | 100 | 15 |
| एक गोली (10 का पत्ता) | 8.50 | 10 | 1.50 |
डिब्बे का रेट लिखते ही पत्ते और गोली का रेट निकल आता है। काउंटर पर रेट याद रखने के बजाय एक जगह लिखा हो, ताकि नया लड़का भी वही रेट लगाए; MRP से ऊपर कभी नहीं।
3. काउंटर पर हर बिक्री का बिल
ग्राहक पाँच चीज़ें ले, पर्चा हो या न हो, बिल बने: दवा, बैच, मात्रा, रेट, GST, कुल। बारकोड से हो तो ग़लती भी नहीं और स्टॉक ख़ुद घटता है। शेड्यूल H/H1 दवाओं के लिए डॉक्टर के पर्चे की फ़ोटो साथ रखना आपकी हिफ़ाज़त है; नियम ड्रग इंस्पेक्टर या अपने सलाहकार से पूछें।
4. उधार दो तरह का
- ग्राहक का उधार: मोहल्ले के घर महीने के अंत में देते हैं। हर घर का अलग खाता, हर बिल तारीख़ के साथ, महीने की 1 तारीख़ को WhatsApp पर याद — उधार खाता देखें।
- डिस्ट्रीब्यूटर का उधार: जो आपको देना है। हर डिस्ट्रीब्यूटर का अलग खाता, बिल की तारीख़ और भुगतान की तारीख़, ताकि सेल्समैन आने से पहले पता हो कितना देना है।
5. एक्सपायरी की लिस्ट हर महीने
महीने के पहले दिन वे दवाएँ देखें जिनकी एक्सपायरी अगले तीन महीनों में है। जो बिक सकती हैं आगे रखें; जो लौट सकती हैं डिस्ट्रीब्यूटर को समय पर लौटाएँ, क्योंकि एक्सपायर होने के बाद अक्सर कंपनियाँ नहीं लेतीं।
6. कम दवाओं की ऑर्डर लिस्ट
रोज़ बिकने वाली दवाओं की न्यूनतम मात्रा तय करें (जैसे पैरासिटामोल 20 पत्ते)। उससे नीचे आते ही ऑर्डर लिस्ट में। सेल्समैन आए तो लिस्ट तैयार हो, याद से ऑर्डर न करें।
7. महीने का जायज़ा
| लाइन | रकम (₹) |
|---|---|
| महीने की बिक्री | 9,40,000 |
| बिकी दवाओं की ख़रीद क़ीमत | −7,80,000 |
| ख़र्च: किराया, बिजली, तनख़्वाह, फ़्रिज | −95,000 |
| एक्सपायर माल का घाटा | −12,000 |
| मुनाफ़ा | 53,000 |
मेडिकल स्टोर का मार्जिन कम होता है, इसलिए एक्सपायरी का घाटा और बिना बिल की बिक्री सीधे मुनाफ़ा खाती है। यही दो चीज़ें हर महीने देखनी हैं। GST की दरें दवा के हिसाब से अलग हैं (कई दवाओं पर 5 या 12%) — अपने CA से मिलाएँ।
रजिस्टर या ऐप
रजिस्टर में बैच और एक्सपायरी लिखना मुमकिन है, हर महीने ढूँढना नहीं। InvoiceMate ऐप में ख़रीद का बिल बैच और एक्सपायरी के साथ दर्ज होता है, काउंटर सेल बारकोड से, उसी सॉल्ट के दूसरे ब्रांड सामने, एक्सपायरी और कम दवाओं की लिस्ट ख़ुद बनती है, हर लाइन पर GST % और ग्राहक-डिस्ट्रीब्यूटर का उधार अलग-अलग। देखें: मेडिकल स्टोर की ऐप।
सवाल-जवाब
मेडिकल स्टोर का मुनाफ़ा कैसे निकालें?
महीने की बिक्री में से बिकी दवाओं की ख़रीद क़ीमत, दुकान का ख़र्च और एक्सपायर माल का घाटा घटाएँ। इसके लिए हर दवा का ख़रीद रेट लिखा होना ज़रूरी है।
पत्ते का रेट कैसे रखें जब ख़रीद डिब्बे की हो?
डिब्बे का रेट पत्तों की संख्या से भाग दें: 850 का डिब्बा, 10 पत्ते, तो पत्ता 85 का। ऐप में डिब्बे का रेट लिखें तो पत्ते और गोली का रेट ख़ुद निकलता है।
एक्सपायरी का हिसाब कैसे रखें?
ख़रीद के समय हर पैक का बैच और एक्सपायरी लिखें और हर महीने अगले तीन महीनों की लिस्ट देखें। वापसी डिस्ट्रीब्यूटर को समय पर करें।
क्या पर्चे की फ़ोटो रखना ज़रूरी है?
शेड्यूल H/H1 दवाओं के लिए अपनी हिफ़ाज़त के लिए रखें। क़ानूनी ज़रूरत ड्रग इंस्पेक्टर या अपने सलाहकार से पूछें।
मेडिकल स्टोर के लिए कौन-सी ऐप?
मुफ़्त InvoiceMate ऐप में मेडिकल स्टोर का अपना होम है: बारकोड सेल, सॉल्ट के दूसरे ब्रांड, एक्सपायरी और ऑर्डर लिस्ट, GST % हर लाइन पर, ग्राहक और डिस्ट्रीब्यूटर का उधार।