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Albarán de entrega: qué es y cómo rellenarlo
El albarán (nota o remito de entrega, según el país) viaja con la mercancía. Le dice al transportista, al portero y a quien recibe exactamente qué va en el vehículo, para contar las cajas al llegar y firmar. No es una factura: lleva cantidades y, normalmente, nada de precios.
Cuándo hace falta
- Un distribuidor envía género a una tienda y lo factura después, o factura varias entregas en una sola factura.
- Una fábrica manda mercancía a su propio almacén o sucursal; no hay venta, así que no hay factura.
- El material sale para un trabajo (obra, taller) y la factura viene después.
- Mercancía a prueba o para una feria que puede volver.
Qué debe llevar
- Tu negocio: nombre, dirección, teléfono; número de albarán correlativo y fecha.
- Entregar a: quien recibe, dirección y teléfono de la persona que firmará.
- Vehículo (matrícula) y nombre y teléfono del conductor.
- Cada artículo en su línea: descripción, embalaje (caja, saco, bidón), número de bultos y cantidad o peso total.
- Referencia: número de pedido, o de factura si ya está hecha.
- Línea «Recibido conforme» con espacio para nombre, firma, fecha y hora de quien recibe.
Ejemplo rellenado
| # | Descripción | Embalaje | Bultos | Cantidad |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Café molido 250 g | Caja de 24 | 12 | 288 paquetes |
| 2 | Azúcar | Saco 25 kg | 10 | 250 kg |
| 3 | Aceite de girasol 1 L | Caja de 12 | 8 | 96 botellas |
Albarán n.º 2304 del 4 de noviembre; contra el pedido n.º 88 de Ultramarinos La Plaza, Sevilla; vehículo 4471 KLM, conductor Ramón. Treinta bultos en total: escribe el total de bultos abajo, porque es lo primero que cuenta quien recibe.
Albarán y factura: dos papeles, dos trabajos
El albarán prueba qué se entregó; la factura dice qué se debe. Muchos negocios hacen el albarán cuando sale el vehículo y la factura esa misma tarde, citando el número de albarán. Un distribuidor que reparte tres veces por semana a la misma tienda puede mandar tres albaranes y una factura al final de la semana. Si la factura se hace primero, el albarán cita su número. En cómo hacer una factura está la parte de facturación.
Copias
Lo normal son tres: una se queda contigo al salir la mercancía, otra viaja y vuelve firmada, otra se queda quien recibe. La copia firmada es la que zanja el «nunca nos llegó el azúcar». Guárdala con la factura.
Faltas y roturas
Quien recibe anota la falta o los bultos dañados en el albarán antes de firmar («recibidas 8 cajas de aceite, 1 gotea»). Los dos guardan esa nota, y la factura o un abono se corrigen a partir de ella. Un albarán firmado limpio y una queja a la semana es la disputa que quieres evitar.
¿Precios en el albarán?
Normalmente no: ni el transportista ni el portero los necesitan, y quien recibe puede no ser quien compra. Algunos países exigen documentos fiscales de transporte con valores (remito, guía de remisión, nota fiscal): comprueba con tu asesor qué aplica a tu mercancía.
Hazlo ahora
Descarga gratis el formato de albarán en Word, Excel o PDF y rellénalo, o haz la factura con el generador de facturas gratis. En la app InvoiceMate, el repartidor de un distribuidor carga la furgoneta, factura a cada tienda desde el móvil y la oficina ve qué salió y qué volvió.
Preguntas frecuentes
¿El albarán es lo mismo que la factura?
No. El albarán detalla lo entregado y lo firma quien recibe; la factura dice lo que se debe y se paga. Una factura puede cubrir varios albaranes.
¿El albarán lleva precios?
Normalmente no; lleva cantidades y embalaje. Ponlos solo si una norma de transporte de tu país lo exige; consúltalo con tu asesor.
¿Cuántas copias del albarán?
Tres: una para ti, una que viaja y vuelve firmada, una para quien recibe.
¿Y si la mercancía llega incompleta o rota?
Quien recibe lo anota en el albarán antes de firmar. La factura o un abono se corrigen con esa nota.
¿Dónde consigo un formato de albarán?
El formato de albarán gratis de esta web, en Word, Excel y PDF.