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Bon de livraison : ce que c'est et comment le remplir

Le bon de livraison voyage avec la marchandise. Il dit au chauffeur, au gardien et à la personne qui réceptionne exactement ce qu'il y a dans le véhicule, pour compter les cartons à l'arrivée et signer. Ce n'est pas une facture : il porte des quantités et, en général, pas de prix.

Quand la marchandise en a besoin

• Un grossiste livre un commerce et facture plus tard, ou regroupe plusieurs livraisons sur une facture.
• Une fabrique envoie de la marchandise à son propre dépôt ou à une succursale ; rien n'est vendu, donc pas de facture.
• Du matériel part pour un chantier ou un atelier, et la facture suit.
• Marchandise à l'essai ou pour un salon, qui peut revenir.

Ce qu'il doit contenir

• Votre entreprise : nom, adresse, téléphone ; numéro de bon en séquence et date.
• Livrer à : le destinataire, l'adresse et le téléphone de la personne qui signera.
• Véhicule (immatriculation), nom et téléphone du chauffeur.
• Chaque article sur sa ligne : désignation, conditionnement (carton, sac, fût), nombre de colis et quantité ou poids total.
• Référence : numéro de commande, ou de facture si elle est déjà faite.
• Ligne « Reçu en bon état » avec la place pour le nom, la signature, la date et l'heure du réceptionnaire.

Exemple rempli

Bon n° 2304 du 4 novembre ; pour la commande n° 88 de l'Épicerie de la Place, Lille ; véhicule FK-447-LM, chauffeur Ramzan. Trente colis au total : écrivez le total des colis en bas, c'est la première chose que compte le réceptionnaire.

Bon de livraison et facture : deux documents, deux rôles

Le bon prouve ce qui a été livré ; la facture dit ce qui est dû. Beaucoup d'entreprises font le bon au départ du véhicule et la facture le soir même, en y citant le numéro du bon. Un grossiste qui livre trois fois par semaine le même commerce peut envoyer trois bons et une facture en fin de semaine. Si la facture est faite d'abord, le bon cite son numéro. La partie facturation est dans comment faire une facture.

Les exemplaires

Trois, d'habitude : un reste chez vous au départ de la marchandise, un voyage et revient signé, un reste chez le destinataire. L'exemplaire signé est celui qui tranche le « on n'a jamais reçu le sucre ». Gardez-le avec la facture.

Manquants et casse

Le réceptionnaire note le manquant ou les colis abîmés sur le bon avant de signer (« 8 cartons d'huile reçus, 1 qui fuit »). Chacun garde cette mention, et la facture ou un avoir est corrigé à partir d'elle. Un bon signé sans réserve et une réclamation une semaine plus tard, c'est le litige à éviter.

Des prix sur le bon ?

En général non : le chauffeur et le gardien n'en ont pas besoin, et le réceptionnaire n'est pas toujours l'acheteur. Si une règle fiscale ou douanière exige des valeurs sur la marchandise en transit, suivez-la ; vérifiez avec votre comptable ce qui s'applique à vos marchandises.

Faites-le maintenant

Téléchargez gratuitement le modèle de bon de livraison en Word, Excel ou PDF et remplissez-le, ou faites la facture avec le générateur de factures gratuit. Dans l'application InvoiceMate, le livreur d'un grossiste charge la camionnette, facture chaque commerce depuis son téléphone, et le bureau voit ce qui est parti et ce qui est revenu.