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डिलीवरी चालान — क्या है और कैसे भरें

डिलीवरी चालान माल के साथ चलता है। यह ड्राइवर, गेट वाले और माल लेने वाले को बताता है कि गाड़ी में ठीक-ठीक क्या है, ताकि पहुँचने पर कार्टन गिनकर दस्तख़त हो सकें। यह बिल नहीं है: इस पर मात्रा होती है, दाम आमतौर पर नहीं।

माल को चालान कब चाहिए

• डिस्ट्रीब्यूटर दुकान को माल भेजता है और बिल बाद में बनाता है, या कई डिलीवरी का एक इनवॉइस।
• फ़ैक्ट्री अपने ही गोदाम या ब्रांच को माल भेजती है; बिक्री नहीं हुई, इसलिए इनवॉइस नहीं।
• माल काम के लिए जाता है (ठेकेदार का सामान, वर्कशॉप के पुर्ज़े) और बिल बाद में।
• माल अप्रूवल पर या प्रदर्शनी के लिए जाता है और वापस आ सकता है।

इस पर क्या होना चाहिए

• आपके कारोबार का नाम, पता, फ़ोन, GSTIN; क्रम में चालान नंबर और तारीख़।
• किसे: लेने वाली पार्टी, पता, GSTIN (हो तो) और जो दस्तख़त करेगा उसका फ़ोन।
• गाड़ी नंबर और ड्राइवर का नाम-फ़ोन।
• हर चीज़ अपनी लाइन में: विवरण, HSN, पैकिंग (कार्टन, बोरी, ड्रम), पैक की संख्या और कुल मात्रा या वज़न।
• रेफ़रेंस: ऑर्डर नंबर, या इनवॉइस नंबर अगर बन चुका है।
• "माल सही हालत में मिला" की लाइन, लेने वाले के नाम, दस्तख़त, तारीख़ और समय की जगह के साथ।

भरा हुआ नमूना

चालान नं 2304, 4 नवंबर; मदीना किराना स्टोर, इंदौर के ऑर्डर नं 88 के बदले; गाड़ी MP09 AB 4471, ड्राइवर रमज़ान। कुल तीस पैक: नीचे पैक की कुल संख्या लिखें, क्योंकि लेने वाला पहले वही गिनता है।

चालान और इनवॉइस: दो काग़ज़, दो काम

चालान साबित करता है क्या पहुँचा; इनवॉइस कहता है कितना देना है। बहुत से कारोबार गाड़ी निकलते समय चालान बनाते हैं और उसी शाम इनवॉइस, जिस पर चालान नंबर लिखा होता है। हफ़्ते में तीन बार एक दुकान को देने वाला डिस्ट्रीब्यूटर तीन चालान और हफ़्ते के अंत में एक इनवॉइस भेज सकता है। इनवॉइस पहले बना हो तो चालान पर उसका नंबर। इनवॉइस कैसे बनाएँ में बिल वाला हिस्सा है।

कॉपियाँ

तीन आम हैं: एक आपके पास माल निकलते ही, एक माल के साथ जाकर दस्तख़त होकर लौटती है, एक लेने वाले के पास। दस्तख़त वाली कॉपी ही "चीनी तो मिली ही नहीं" को निपटाती है। उसे इनवॉइस के साथ रखें।

कमी और नुक़सान

लेने वाला दस्तख़त से पहले कमी या टूटे पैक चालान पर लिखे ("तेल के 8 कार्टन मिले, 1 लीक")। दोनों तरफ़ वह नोट रहे, और इनवॉइस या क्रेडिट नोट उसी से ठीक हो। साफ़ दस्तख़त और हफ़्ते बाद शिकायत — यही झगड़ा बचाना है।

GST और चालान

GST में माल कब टैक्स इनवॉइस की जगह डिलीवरी चालान पर जा सकता है (जॉब वर्क, अप्रूवल पर माल, ब्रांच ट्रांसफ़र, वगैरह), चालान पर क्या-क्या लिखना है और ई-वे बिल कब चाहिए — इसके नियम हैं और बदलते रहते हैं। अपनी स्थिति के लिए अपने CA से पूछें; यह गाइड फ़ॉर्मेट समझाती है, क़ानूनी सलाह नहीं देती।

अभी बनाएँ

मुफ़्त डिलीवरी चालान फ़ॉर्मेट Word, Excel या PDF में लें और भरें, या इनवॉइस जनरेटर से इनवॉइस बनाएँ। InvoiceMate ऐप में डिस्ट्रीब्यूटर का सेल्समैन वैन लोड करता है, फ़ोन से हर दुकान का बिल बनाता है और दफ़्तर देखता है क्या गया और क्या लौटा — डिस्ट्रीब्यूशन की ऐप देखें।