Guías › Cómo hacer una factura
Cómo hacer una factura, paso a paso, para tiendas y pequeños negocios
La factura es el papel que le dice al cliente qué se vendió y cuánto debe. Empresas, colegios, oficinas y cualquier cliente que lleve contabilidad piden factura, no un simple ticket, porque la registran. Estas son las siete partes de una factura bien hecha.
1. Tus datos arriba
Nombre del negocio o razón social, dirección, teléfono y correo. Si estás dado de alta, tu número fiscal (NIF, RFC, RUT, CUIT… según tu país); sin él no puedes repercutir IVA en la factura. El logotipo, si lo tienes, arriba.
2. Número y fechas
- Número de factura: correlativo, nunca repetido. Es cómodo ligarlo al año: 2026-001, 002…
- Fecha de emisión y fecha de vencimiento (por ejemplo, a 15 días).
- Número de pedido u orden de compra, si existe, para que el contable del cliente la case.
3. El cliente
Nombre o razón social, dirección y teléfono. Si el cliente es empresa, también su número fiscal; sin él no podrá deducirse el IVA. Si la dirección de envío es distinta de la de facturación, pon las dos.
4. Cada concepto en su línea
| Concepto | Cant. | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Tubo LED 20 W | 12 | 4,50 | 54,00 |
| Ventilador de techo 120 cm | 4 | 39,00 | 156,00 |
| Instalación (mano de obra) | 1 | 60,00 | 60,00 |
Concepto claro: modelo, medida, potencia. Material y mano de obra en líneas distintas; el cliente quiere saber qué paga por cada cosa, y a veces tributan a tipos distintos.
5. Base, IVA y total
La base imponible de las tres líneas es 270,00 €. Con IVA al 21 %: 56,70 €, total 326,70 €. Muestra el tipo y la cuota en líneas separadas, y deja claro si tus precios son con IVA o sin IVA. El tipo depende del país y del producto (21 % general en España, 16 % en México, 19 % en Colombia…): confírmalo con tu asesor.
6. Cómo pagar
Banco, IBAN o número de cuenta, o un enlace de pago. Si cobraste un anticipo, bajo el total: Anticipo recibido y Pendiente.
7. Condiciones y agradecimiento
Dos o tres líneas: plazo de pago, qué pasa si se retrasa, garantía o devoluciones. Y una de agradecimiento. Las condiciones largas no las lee nadie.
Enviar y cobrar
Hoy casi todos los clientes abren la factura en WhatsApp: envíala en PDF, no como foto. Cuando entre el dinero, anótalo sobre esa factura para que el pendiente sea real; si pasa el vencimiento, recuerda con amabilidad. En cómo enviar la factura por WhatsApp está el método completo.
Hazla ahora
Rellena el generador de facturas gratis y descarga el PDF, o baja el formato de factura en Word o Excel. En la app InvoiceMate cada factura toma su número sola, el IVA se aplica por línea, tu número fiscal sale impreso y la factura va por WhatsApp en tu moneda.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre factura y recibo?
La factura dice cuánto debe el cliente; el recibo demuestra que el dinero se recibió. Una factura puede tener varios recibos.
¿Puedo hacer facturas sin número fiscal?
Puedes emitir un documento de cobro, pero sin repercutir IVA. Si tu actividad está dada de alta, el número fiscal es obligatorio en la factura; consulta tu caso con tu asesor.
¿Qué tipo de IVA aplico?
Depende de tu país y del producto o servicio: 21 % general en España, 16 % en México, 19 % en Colombia, con tipos reducidos y exentos. Confírmalo con tu asesor.
¿Cómo numero las facturas?
Serie correlativa sin saltos ni repeticiones, mejor ligada al año. La app numera sola.
¿La factura puede ir en español?
Sí. La app InvoiceMate funciona en español y emite la factura en español o inglés, en tu moneda, por WhatsApp.