Guías › Cuentas de una tienda pequeña

Cómo llevar las cuentas de una tienda pequeña: una rutina diaria de diez minutos

La mayoría de las tiendas pequeñas saben cuánto venden, pero no cuánto ganan, porque el dinero de la caja, el fiado de la libreta y los gastos del día nunca se ponen uno al lado del otro. Esta rutina hace exactamente eso, una vez al día, en el orden en que ocurre el día.

1. Por la mañana: cuenta la caja

Antes del primer cliente, cuenta lo que hay en la caja y apúntalo como caja inicial. Si no coincide con el cierre de anoche, averigua por qué antes de que el día lo mezcle todo.

2. Cada venta tiene su ticket, al contado o fiado

Apunta cada venta, aunque sea de 50 céntimos. La venta al contado va a la caja del día; la venta fiada, a la cuenta de ese cliente con fecha y artículos. Las ventas sin apuntar son la primera razón por la que el arqueo nunca cuadra.

3. Cada gasto, por pequeño que sea

Café, transporte, una bombilla, el jornal del ayudante, un proveedor pagado de la caja: cada uno es una línea con importe y una palabra sobre qué fue. El dinero que te llevas a casa también es una línea («retirada del dueño»), para que no parezca una pérdida.

4. Por la tarde: el arqueo tiene que cuadrar

Caja inicial + ventas al contado + fiado cobrado − gastos − pagos a proveedores − retiradas = lo que debería haber en la caja. Cuéntala. Una diferencia pequeña pasa; una diferencia cada día significa que se está escapando una venta o un gasto.

Un día en una tienda de barrio

Hoy también se apuntaron seis ventas fiadas por 168,00 €; son ventas, pero no efectivo, así que están en las cuentas de los clientes, no en la caja. La venta total del día es 486 + 168 = 654,00 €.

5. La revisión semanal

• Ventas frente a compras: lo que vendiste comparado con lo que compraste y pagaste. Si las compras van siempre por delante, se acumula género o algo se escapa.
• Lista de fiado: quién debe qué y quién no ha pagado nada en dos semanas. Manda un recordatorio por WhatsApp; mira la factura por WhatsApp.
• Poco stock: los diez artículos que se venden a diario y si hay de cada uno para la semana.
• Gastos por tipo: sueldos, alquiler, luz, transporte. Una línea de cada por semana.

El mes: ¿gana la tienda?

Ventas del mes − coste de lo vendido − gastos = beneficio antes de pagarte a ti. El coste de lo vendido es lo más difícil en papel, y por eso muchas tiendas nunca ven su beneficio real. Una app que conoce el precio de compra de cada artículo lo calcula desde los tickets.

Libreta, Excel o app

La libreta funciona si apuntas todo y sumas cada noche. Excel es mejor para la revisión semanal, pero no para el mostrador. Una app hace el ticket en el mostrador, lleva la cuenta de cada cliente, te cuenta la caja y muestra la semana y el mes solos. En la app InvoiceMate una venta de mostrador tarda segundos, el fiado va a la cuenta del cliente con recordatorio por WhatsApp, los gastos son una línea cada uno y la caja del día se cuenta sola; mira la página de tiendas.