Guides › Comptes d'un petit commerce

Comment tenir les comptes d'un petit commerce : une routine de dix minutes par jour

La plupart des petits commerces connaissent leur chiffre d'affaires mais pas leur bénéfice, parce que l'argent de la caisse, les ardoises du cahier et les dépenses du jour ne sont jamais mis côte à côte. Cette routine fait exactement cela, une fois par jour, dans l'ordre de la journée.

1. Le matin : comptez la caisse

Avant le premier client, comptez ce qu'il y a dans la caisse et notez-le comme fonds de caisse. S'il ne correspond pas au compte de la veille au soir, cherchez pourquoi avant que la journée ne mélange tout.

2. Chaque vente a son ticket, comptant ou à crédit

Notez chaque vente, même de 50 centimes. La vente au comptant va dans la caisse du jour ; la vente à crédit, sur le compte de ce client avec la date et les articles. Les ventes non notées sont la première raison pour laquelle la caisse du soir ne tombe jamais juste.

3. Chaque dépense, si petite soit-elle

Café, transport, une ampoule, la journée de l'aide, un fournisseur payé dans la caisse : chacune est une ligne avec le montant et un mot sur son objet. L'argent emporté à la maison est aussi une ligne (« prélèvement du patron »), pour qu'il ne passe pas pour une perte.

4. Le soir : le compte doit tomber juste

Fonds de caisse + ventes au comptant + crédits encaissés − dépenses − paiements fournisseurs − prélèvements = ce qui devrait être dans la caisse. Comptez. Un petit écart arrive ; un écart tous les jours veut dire qu'une vente ou une dépense échappe.

Une journée dans une épicerie de quartier

Six ventes à crédit de 168,00 € ont aussi été notées aujourd'hui ; ce sont des ventes, mais pas des espèces, donc elles sont sur les comptes des clients, pas dans la caisse. Le chiffre du jour est de 486 + 168 = 654,00 €.

5. Le point de la semaine

• Ventes contre achats : ce que vous avez vendu comparé à ce que vous avez acheté et payé. Si les achats sont toujours devant, le stock s'accumule ou quelque chose fuit.
• Liste des crédits : qui doit quoi, et qui n'a rien payé depuis deux semaines. Envoyez un rappel sur WhatsApp ; voir la facture sur WhatsApp.
• Stock bas : les dix articles qui se vendent chaque jour, et s'il y en a assez pour la semaine.
• Dépenses par nature : salaires, loyer, électricité, transport. Une ligne de chaque par semaine.

Le mois : le commerce gagne-t-il de l'argent ?

Ventes du mois − coût des marchandises vendues − dépenses = bénéfice avant de vous payer. Le coût des marchandises est le plus dur sur papier, et c'est pourquoi beaucoup de commerces ne voient jamais leur vrai bénéfice. Une application qui connaît le prix d'achat de chaque article le calcule à partir des tickets.

Cahier, Excel ou application

Le cahier marche si vous notez tout et additionnez chaque soir. Excel est meilleur pour le point de la semaine, pas pour le comptoir. Une application fait le ticket au comptoir, tient le compte de chaque client, compte la caisse pour vous et montre la semaine et le mois toute seule. Dans l'application InvoiceMate, une vente au comptoir prend quelques secondes, le crédit va sur le compte du client avec un rappel WhatsApp, les dépenses sont une ligne chacune et la caisse du jour se compte toute seule ; voir la page des commerces.