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Comment faire une facture, étape par étape, pour les commerces et les petites entreprises
La facture est le document qui dit au client ce qui a été vendu et ce qu'il doit. Les entreprises, les écoles, les administrations et tout client qui tient une comptabilité demandent une facture, pas un simple ticket, parce qu'ils l'enregistrent. Voici les sept parties d'une facture bien faite.
1. Vos coordonnées en haut
Nom du commerce ou raison sociale, adresse, téléphone, e-mail. Si vous êtes immatriculé, votre numéro fiscal (SIREN/SIRET et numéro de TVA en France, IDE en Suisse, numéro d'entreprise en Belgique…) ; sans numéro de TVA, vous ne pouvez pas facturer la TVA. Le logo, si vous en avez un, en haut.
2. Numéro et dates
- Numéro de facture : séquence continue, jamais répétée. Pratique de le lier à l'année : 2026-001, 002…
- Date d'émission et date d'échéance (par exemple à 15 jours).
- Numéro de commande ou de bon de commande, s'il existe, pour que le comptable du client fasse le rapprochement.
3. Le client
Nom ou raison sociale, adresse, téléphone. Si le client est une entreprise, son numéro de TVA aussi ; sans lui, il ne récupérera pas la TVA. Si l'adresse de livraison diffère de celle de facturation, indiquez les deux.
4. Chaque article sur sa ligne
| Désignation | Qté | Prix | Montant |
|---|---|---|---|
| Tube LED 20 W | 12 | 4,50 | 54,00 |
| Ventilateur de plafond 120 cm | 4 | 39,00 | 156,00 |
| Pose (main-d'œuvre) | 1 | 60,00 | 60,00 |
Désignation claire : modèle, dimension, puissance. Fournitures et main-d'œuvre sur des lignes distinctes ; le client veut savoir ce qu'il paie pour chacune, et les taux peuvent différer.
5. Total HT, TVA et total TTC
Le total HT des trois lignes est de 270,00 €. Avec la TVA à 20 % : 54,00 €, total TTC 324,00 €. Indiquez le taux et le montant sur des lignes séparées, et précisez si vos prix sont HT ou TTC. Le taux dépend du pays et du produit (20 % en France, 21 % en Belgique, 8,1 % en Suisse, taux réduits…) : vérifiez avec votre comptable.
6. Comment payer
Banque, IBAN et BIC, ou un lien de paiement. Si vous avez encaissé un acompte, sous le total : Acompte reçu et Reste à payer.
7. Conditions et remerciement
Deux ou trois lignes : délai de paiement, pénalités de retard, garantie ou retours. Et une ligne de remerciement. Les longues conditions, personne ne les lit.
Envoyer et encaisser
Aujourd'hui la plupart des clients ouvrent la facture sur WhatsApp : envoyez-la en PDF, pas en photo. Quand l'argent arrive, enregistrez-le sur cette facture pour que le reste à payer soit juste ; si l'échéance passe, rappelez poliment. La méthode complète est dans comment envoyer la facture sur WhatsApp.
Faites-la maintenant
Remplissez le générateur de factures gratuit et téléchargez le PDF, ou prenez le modèle de facture en Word ou Excel. Dans l'application InvoiceMate, chaque facture prend son numéro toute seule, la TVA s'applique ligne par ligne, votre numéro fiscal est imprimé et la facture part sur WhatsApp dans votre devise.
Questions fréquentes
Quelle différence entre facture et reçu ?
La facture dit ce que le client doit ; le reçu prouve que l'argent a été reçu. Une facture peut avoir plusieurs reçus.
Puis-je facturer sans numéro de TVA ?
Vous pouvez émettre une facture, mais sans TVA (par exemple en franchise). Si vous êtes assujetti, le numéro de TVA est obligatoire ; vérifiez votre situation avec votre comptable.
Quel taux de TVA appliquer ?
Selon le pays et le produit : 20 % en France, 21 % en Belgique, 8,1 % en Suisse, avec des taux réduits et des exonérations. Vérifiez avec votre comptable.
Comment numéroter les factures ?
Séquence continue, sans trou ni doublon, de préférence liée à l'année. L'application numérote toute seule.
La facture peut-elle être en français ?
Oui. L'application InvoiceMate fonctionne en français et émet la facture en français ou en anglais, dans votre devise, sur WhatsApp.