गाइड › कैश मेमो, बिल, इनवॉइस या रसीद
कैश मेमो, बिल, इनवॉइस या रसीद — आपको कौन-सा चाहिए?
दुकान में ये चार शब्द रोज़ आपस में मिलते हैं और अक्सर फ़र्क़ नहीं पड़ता। फ़र्क़ तब पड़ता है जब ग्राहक "पक्का इनवॉइस" माँगे, कंपनी "भुगतान की रसीद" माँगे, या आपको साबित करना हो कि क्या बेचा और कितना मिला। हर काग़ज़ का काम यहाँ है।
एक लाइन में जवाब
| काग़ज़ | कब | कहता है |
|---|---|---|
| कैश मेमो | माल बिका और तुरंत पैसे मिले | "आपने यह ख़रीदा और पैसे दे दिए" |
| बिल | माल या सेवा दी, पैसे मिले हों या नहीं | "आपको इतना देना है" |
| इनवॉइस | कारोबार से कारोबार को बिक्री, या पक्का रिकॉर्ड चाहिए | "इतना देना है — नंबर, तारीख़ और GST के साथ" |
| रसीद | पैसे मिले | "आपसे इतने पैसे मिले" |
कैश मेमो
वह पर्ची जो दुकान माल के साथ थमाती है: चीज़ें, मात्रा, दर और कुल — और इसका मतलब है कि पैसे मिल गए। कैश मेमो पर ग्राहक का नाम कम ही होता है। किराना, कपड़े, मोबाइल और मेडिकल स्टोर दिन भर यही देते हैं। मुफ़्त कैश मेमो मेकर से ऑनलाइन बनाएँ।
बिल
"बिल" रोज़मर्रा का शब्द है हर उस काग़ज़ के लिए जो बताता है कि कितना देना है। रेस्टोरेंट का बिल, इलेक्ट्रिशियन का बिल, केबल का महीने का बिल — ये बाद में भी चुकाए जा सकते हैं, इसलिए बिल पर अक्सर कुल, मिला और बाकी होता है। दुकान उधार पर बेचे तो वह काग़ज़ बिल है, कैश मेमो नहीं, क्योंकि पैसे अभी नहीं मिले। बिल बुक नंबर वाले बिलों का पैड है — बिल बुक फ़ॉर्मेट देखें।
इनवॉइस
इनवॉइस वह बिल है जिसमें कंपनी के अकाउंटेंट को जो चाहिए सब है: आपका नाम-पता, क्रम में इनवॉइस नंबर, तारीख़ और भुगतान की आख़िरी तारीख़, ग्राहक का रजिस्टर्ड नाम, हर चीज़ अपनी लाइन में, सबटोटल, GST दर और रकम के साथ, और कुल। GST में रजिस्टर्ड हैं तो उस पर GSTIN होता है और वह टैक्स इनवॉइस बन जाता है। कंपनियाँ, स्कूल और दफ़्तर इनवॉइस माँगते हैं क्योंकि वे उसे फ़ाइल करते हैं। इनवॉइस कैसे बनाएँ में हर हिस्सा है।
रसीद
रसीद साबित करती है कि पैसे मिले: किसने दिए, कितने, किस तारीख़ को, कैसे (नक़द, बैंक, UPI) और किस बिल के बदले। उस पर चीज़ें दोबारा नहीं लिखी जातीं — वह बिल का काम है। रसीद सबसे ज़रूरी तब है जब ग्राहक किस्तों में दे: हर भुगतान की अपनी रसीद और बिल की बाकी रकम घटती जाती है। रसीद फ़ॉर्मेट मुफ़्त है और रसीद कैसे लिखें में भरने का तरीक़ा।
एक बिक्री शुरू से आख़िर तक
हार्डवेयर स्टोर 5 नवंबर को ठेकेदार को देता है: 20 बोरी सीमेंट ₹390 की और 6 किलो कील ₹110 की।
| तारीख़ | काग़ज़ | रकम | बाकी |
|---|---|---|---|
| 5 नवं | बिल नं 231 (ठेकेदार कंपनी हो तो इनवॉइस) | 8,460 | 8,460 |
| 5 नवं | रसीद नं 118 — डिलीवरी पर नक़द | 5,000 | 3,460 |
| 19 नवं | रसीद नं 131 — UPI | 3,460 | 0 |
20 × 390 = 7,800 और 6 × 110 = 660, यानी बिल ₹8,460। एक बिल, दो रसीदें, और बाकी की लाइन पूरी कहानी बताती है। ठेकेदार पूरे ₹8,460 उसी वक़्त दे देता तो कैश मेमो काफ़ी था।
आपके कारोबार को कौन-सा देना चाहिए?
- दुकान, आने-जाने वाले ग्राहक: कैश मेमो; उधार पर बेचें तो बिल।
- सेवा और मरम्मत: बिल जिसमें पुर्ज़े और लेबर अलग लाइन में हों, और भुगतान पर रसीद।
- कंपनी, स्कूल या दफ़्तर को बिक्री: इनवॉइस; रजिस्टर्ड हैं तो टैक्स इनवॉइस।
- किस्तों में भुगतान वाली कोई भी बिक्री: एक बिल या इनवॉइस, और हर भुगतान की रसीद।
अभी बनाएँ
मुफ़्त कैश मेमो मेकर, बिल मेकर और इनवॉइस जनरेटर ऑनलाइन PDF बनाते हैं, और फ़ॉर्मेट Word और Excel में हैं। InvoiceMate ऐप में बिक्री बिल बनती है, उस पर हर भुगतान रसीद है और बाकी अपने आप घटती है — सब ग्राहक को WhatsApp पर।
सवाल-जवाब
क्या कैश मेमो और बिल एक ही हैं?
कैश मेमो तुरंत भुगतान वाले माल का बिल है। बिल बिना भुगतान का भी हो सकता है, इसलिए उस पर मिला और बाकी की लाइनें होती हैं।
बिल और इनवॉइस में फ़र्क़?
इनवॉइस औपचारिक बिल है: नंबर, तारीख़, ग्राहक का रजिस्टर्ड नाम और GST अलग। हर इनवॉइस बिल है, हर बिल इनवॉइस नहीं।
क्या रसीद पर चीज़ें लिखते हैं?
नहीं। रसीद पर मिली रकम, तारीख़, भुगतान का तरीक़ा और किस बिल के बदले — बस। चीज़ें बिल या इनवॉइस पर होती हैं।
क्या एक काग़ज़ इनवॉइस और रसीद दोनों हो सकता है?
पूरा भुगतान उसी वक़्त हो तो बिल पर "पेड", रकम और तारीख़ लिख देना दोनों का काम करता है। किस्तों के लिए अलग रसीदें दें।
GST के लिए कौन-सा चाहिए?
टैक्स इनवॉइस — GSTIN, HSN, दर और टैक्स की रकम के साथ। GST बिल फ़ॉर्मेट गाइड देखें और नियम अपने CA से पक्के करें।