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इनवॉइस कैसे बनाएँ — भारत के छोटे कारोबार के लिए, स्टेप बाय स्टेप
इनवॉइस वह काग़ज़ है जो ग्राहक को बताता है कि क्या बेचा गया और कितना देना है। कंपनी, स्कूल, दफ़्तर या कोई भी GST वाला ग्राहक बिल नहीं, इनवॉइस माँगता है, क्योंकि उसे अपने हिसाब में लगाना होता है। यहाँ एक सही इनवॉइस के सात हिस्से हैं।
1. ऊपर आपका कारोबार
दुकान या फ़र्म का नाम, पता, फ़ोन और ईमेल। GST में रजिस्टर्ड हैं तो GSTIN (15 अक्षर) यहीं लिखें; बिना GSTIN के इनवॉइस पर GST नहीं लगाया जा सकता। लोगो हो तो ऊपर बाएँ।
2. इनवॉइस नंबर और तारीख़ें
- इनवॉइस नंबर — क्रम में, कभी दोहराया नहीं। वित्त वर्ष के साथ चलाना आसान है: 2026-27/001, 002…
- इनवॉइस की तारीख़ और भुगतान की आख़िरी तारीख़ (जैसे 15 दिन)।
- ऑर्डर या PO नंबर हो तो वह भी, ताकि ग्राहक का अकाउंटेंट मिला सके।
3. ग्राहक
ग्राहक का रजिस्टर्ड नाम, पता और फ़ोन। GST वाला ग्राहक है तो उसका GSTIN भी, वरना उसे इनपुट क्रेडिट नहीं मिलेगा। "बिल टू" और "शिप टू" अलग हों तो दोनों लिखें।
4. हर चीज़ अपनी लाइन में
| विवरण | मात्रा | दर | रकम |
|---|---|---|---|
| LED ट्यूबलाइट 20W | 12 | 240 | 2,880 |
| सीलिंग फ़ैन 1200 mm | 4 | 1,650 | 6,600 |
| फ़िटिंग (लेबर) | 1 | 1,500 | 1,500 |
विवरण साफ़ हो — मॉडल, साइज़, वॉट। माल और लेबर अलग लाइन में, क्योंकि दोनों पर GST की दर अलग हो सकती है। HSN/SAC कोड चाहिए तो विवरण के साथ लिखें।
5. सबटोटल, GST और कुल
ऊपर की तीन लाइनों का सबटोटल ₹10,980। अगर माल पर 18% GST है तो उसी राज्य में बिक्री पर CGST 9% + SGST 9%, दूसरे राज्य में IGST 18%। उदाहरण: 10,980 पर 18% = ₹1,976.40; कुल ₹12,956.40, गोल करके ₹12,956। दर और रकम अलग लाइन में दिखाएँ। कौन-सी दर किस चीज़ पर लगती है, यह अपने CA से पक्का करें।
6. भुगतान कैसे करें
बैंक का नाम, खाता नंबर और IFSC, या UPI ID। एक UPI QR कोड लगा दें तो ग्राहक इनवॉइस देखते ही भुगतान कर सकता है। एडवांस मिला हो तो एडवांस मिला और बाकी की लाइनें कुल के नीचे।
7. शर्तें और धन्यवाद
दो-तीन लाइन: भुगतान कितने दिन में, देर होने पर क्या, वारंटी या वापसी की शर्त। और एक लाइन धन्यवाद की। लंबी शर्तें कोई नहीं पढ़ता।
भेजना और पैसे पाना
भारत में ग्राहक इनवॉइस WhatsApp पर ही खोलता है, इसलिए PDF भेजें, फ़ोटो नहीं। पैसा आए तो उसे इसी इनवॉइस पर दर्ज करें ताकि बाकी रकम सही रहे; आख़िरी तारीख़ निकल जाए तो नरमी से याद दिलाएँ। WhatsApp पर बिल कैसे भेजें में पूरा तरीक़ा है।
अभी बनाएँ
मुफ़्त इनवॉइस जनरेटर में भरें और PDF डाउनलोड करें, या इनवॉइस फ़ॉर्मेट Word/Excel में लें। InvoiceMate ऐप में हर इनवॉइस अपने आप नंबर लेता है, हर लाइन पर GST % लगता है, आपका GSTIN छपता है और इनवॉइस ₹ में WhatsApp पर जाता है — भारत के लिए InvoiceMate देखें।
सवाल-जवाब
इनवॉइस और बिल में क्या फ़र्क़ है?
इनवॉइस एक औपचारिक बिल है: नंबर, तारीख़, ग्राहक का रजिस्टर्ड नाम और GST अलग दिखाया हुआ। हर इनवॉइस बिल है, हर बिल इनवॉइस नहीं।
क्या बिना GSTIN के इनवॉइस बना सकते हैं?
हाँ, पर उस पर GST नहीं लगा सकते; वह साधारण इनवॉइस या बिल ऑफ़ सप्लाई होगा। अपनी स्थिति अपने CA से पूछें।
CGST, SGST और IGST कब लगते हैं?
उसी राज्य के ग्राहक को बेचने पर CGST + SGST (दर आधी-आधी), दूसरे राज्य में IGST पूरी दर। दर चीज़ के हिसाब से 5, 12, 18 या 28% होती है।
इनवॉइस नंबर कैसे रखें?
क्रम में, बिना दोहराए; वित्त वर्ष के साथ (2026-27/001) रखना आसान रहता है। ऐप में नंबर अपने आप लगता है।
क्या हिंदी में इनवॉइस बना सकते हैं?
हाँ। InvoiceMate ऐप हिंदी में चलता है और इनवॉइस हिंदी या अंग्रेज़ी में, ₹ में, WhatsApp पर भेजता है।