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होटल बिल फ़ॉर्मेट — होटल या गेस्ट हाउस के बिल में क्या होना चाहिए

होटल का बिल दुकान के बिल से अलग है: मेहमान कई रातें रुका, खाना खाया, लॉन्ड्री ली और शायद बुकिंग पर एडवांस दिया। अच्छा फ़ॉर्मेट यह सब एक पन्ने पर दिखाता है, ताकि मेहमान, उसकी कंपनी या ट्रैवल एजेंट मिनट भर में जाँच ले।

1. होटल का विवरण

होटल या गेस्ट हाउस का नाम, पता, फ़ोन और ईमेल ऊपर। GST में रजिस्टर्ड हैं तो GSTIN; कंपनी से आया मेहमान इसे ज़रूर माँगेगा।

2. बिल नंबर, तारीख़ें और मेहमान

• बिल नंबर — क्रम में, कभी दोहराया नहीं।
• चेक-इन और चेक-आउट की तारीख़ें, और कमरा नंबर।
• मेहमान का नाम, या जो कंपनी/ट्रैवल एजेंट भुगतान कर रहा है, उसका नाम, GSTIN और फ़ोन।

3. कमरे की रातें, फिर बाकी सब अलग लाइन में

कमरा "प्रति रात" लिखें और रातों की संख्या मात्रा में। खाना, रूम सर्विस, लॉन्ड्री, एयरपोर्ट पिक-अप और एक्स्ट्रा बेड अलग-अलग लाइन में, ताकि किसी को अंदाज़ा न लगाना पड़े कि कौन-सी रकम किस चीज़ की है।

सबटोटल ₹12,400। कमरे पर GST की दर कमरे के किराये के स्लैब से तय होती है और खाने पर अलग दर लगती है, इसलिए हर तरह की लाइन का टैक्स अलग दिखाएँ और दरें अपने CA से पक्की करें।

4. एडवांस, भुगतान और बाकी

ज़्यादातर होटल बुकिंग पर एडवांस लेते हैं। कुल के नीचे दिखाएँ: कुल, एडवांस मिला (तारीख़ के साथ), चेक-आउट पर बाकी। मेहमान ने दो बार में दिया हो तो दोनों लाइनें। मेहमान को एक नज़र में दिखे कि अब कितना देना है।

5. शर्तें और धन्यवाद

चेक-आउट का समय, किराये में क्या शामिल है, और एक लाइन धन्यवाद की। दो-तीन लाइन से ज़्यादा नहीं।

कंपनी और ट्रैवल एजेंट के मेहमान

कंपनी को अपने रजिस्टर्ड नाम और GSTIN पर सही इनवॉइस चाहिए, मेहमान के नाम की पर्ची नहीं। ट्रैवल एजेंट अक्सर कमरा और खाना अलग-अलग चाहते हैं, क्योंकि वे अलग-अलग हिस्से अपने ग्राहक को आगे बढ़ाते हैं। फ़ॉर्मेट वही रहता है; सिर्फ़ "बिल टू" बदलता है।

अभी बनाएँ

मुफ़्त होटल बिल जनरेटर में ऑनलाइन भरें, या इनवॉइस फ़ॉर्मेट Word, Excel या PDF में लें। InvoiceMate ऐप में हर ठहराव एक बिल है, एडवांस और बाकी के साथ, जो मेहमान को WhatsApp पर जाता है।