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कोटेशन कैसे लिखें जो ग्राहक मंज़ूर कर ले

कोटेशन काम से पहले का वादा है: यह चीज़ें, इस दाम पर, इतने दिन में। अच्छा कोटेशन दो काम करता है — ग्राहक को "हाँ" कहने में आसानी देता है, और बाद में "आपने तो यह कहा था" वाली बहस रोकता है।

1. ऊपर आपका विवरण और कोटेशन नंबर

नाम, पता, फ़ोन, GSTIN (हो तो) और एक कोटेशन नंबर (Q-2026-041)। नंबर से आप और ग्राहक दोनों बाद में वही कोटेशन ढूँढ पाते हैं। "कोटेशन" या "एस्टीमेट" शब्द साफ़ लिखा हो, ताकि यह इनवॉइस न समझा जाए।

2. ग्राहक और काम

किसके लिए, और किस काम के लिए — एक लाइन में: "राजेश अपार्टमेंट, फ़्लैट 302 — बेडरूम वॉर्डरोब और किचन लॉफ़्ट"। जगह का पता हो तो वह भी।

3. हर चीज़ अपनी लाइन में, दाम के साथ

सबटोटल ₹1,14,600। GST लगता हो तो उसकी दर और रकम अलग लाइन में, और साफ़ लिखें कि दाम GST सहित हैं या अलग; यही सबसे आम झगड़ा है।

4. कितने दिन तक मान्य

"यह कोटेशन 15 दिन तक मान्य है" — प्लाई और हार्डवेयर के दाम बदलते हैं। बिना तारीख़ का कोटेशन छह महीने बाद भी ग्राहक पुराने दाम पर माँग सकता है।

5. एडवांस, समय और शर्तें

• एडवांस: ऑर्डर पर 50%, फ़िटिंग से पहले 40%, बाकी काम पूरा होने पर।
• समय: एडवांस मिलने से 20 कार्य-दिन।
• क्या शामिल नहीं है: बिजली का काम, पुराना फ़र्नीचर हटाना, पेंट। यह लाइन सबसे ज़्यादा पैसे बचाती है।
• वारंटी: हार्डवेयर पर कंपनी की, कारीगरी पर आपकी — कितने महीने।

6. मंज़ूरी की जगह

नीचे "मंज़ूर — नाम, दस्तख़त, तारीख़"। WhatsApp पर भेजा हो तो ग्राहक का "ओके, आगे बढ़ो" मैसेज भी मंज़ूरी है; उसे सँभाल कर रखें।

मंज़ूरी के बाद: कोटेशन से इनवॉइस

वही लाइनें, वही दाम — अब इनवॉइस नंबर और तारीख़ के साथ। एडवांस मिला हो तो कुल के नीचे "एडवांस मिला" और "बाकी"। कोटेशन दोबारा टाइप न करें, वरना दाम बदलने की गुंजाइश बनती है। इनवॉइस कैसे बनाएँ में इनवॉइस का हर हिस्सा है।

अभी बनाएँ

मुफ़्त कोटेशन मेकर में भरें और PDF भेजें, या कोटेशन फ़ॉर्मेट Word/Excel में लें। InvoiceMate ऐप में कोटेशन मंज़ूर होते ही एक टैप में इनवॉइस बन जाता है, एडवांस उसी पर दर्ज होता है और सब WhatsApp पर जाता है।